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不用電子郵件可節省九成時間?Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案!


一般公司開完會後,都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。假設今天是由A負責打報告書,他必須先回到自己的座位上,打好紀錄後傳給B確認,B看過後再傳給C,一個傳過一個,而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上,完成之日遙遙無期⋯⋯
(圖/weheartit.com)

Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。

Google的會議室裡設有大螢幕。

他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責,而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上,當場由所有成員合力編輯製作。

如果所有人都盯著自己的電腦看,就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形,他們將所有人的文件一次投影在螢幕上,讓大家看著螢幕集思廣益。

這麼一來,就可省去電子郵件一來一往的麻煩,當場完成文件的基礎架構。

這個方法除了開會時可以用,也很適合用來討論企劃案。

一般在籌備企劃案的過程中,大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員,看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時,必須修改檔名才能存檔,像是在後面加上「第一版」、「第二版」,又或是「日期」、「審查人員的名字」,否則很容易搞混。

說實在話,你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎?一不小心還會出錯,既浪費時間又費心勞神。

Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡,然後傳一封信給相關人員說:「資料已上傳,連結如下,請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充,逾時不候。這麼一來,即便來不及在會議上編完文件,組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通,又或是開視訊會議進行討論,一起在線上完成編輯。

這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本,擺脫「弄錯版本」的惡夢。

傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件,採取當場合力編輯的方式。

最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案,雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。

在雲端的輔助下,組員就無須同時到場開會,只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告,有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎?

怕大家誤會我在幫Google打廣告,在此特別補充,微軟(Microsoft)的Office 365、蘋果(Apple)的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

▍本文摘自《Google神速工作術:全世界最聰明的Google菁英,如何創造10倍的工作成果?》

作者:彼優特・菲利克斯・吉瓦奇

簡介:想要在AI人工智慧時代不被淘汰,你必須追求「終極的」高效率!而為了達到這個目標,你需要的是Google的「10倍成長思維」,建立全新的「工作時間軸」。

本書即透過世界一流Google菁英的57種高效率工作方式,從「週幾工作術」、「主管使用守則」,到如何善用「百分之二十法則」以及Google的「不累不累工作法」,教你有效運用科技秒殺你的工作,創造未來的無限可能性!

《Google神速工作術:全世界最聰明的Google菁英,如何創造10倍的工作成果?》書封(圖/出版社提供)
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